職場小故事大啟示

要記錄，不能憑印象。我三分之一的時間花在顧客身上，三分之一的時間花在員工身上，三分之一的時間花在社交公關上，這樣做正確嗎?只有記錄下來以後才會發現，哪些事情是我不應該做的，哪些時間是我不應該花的。我發現記錄時間是一個很好的方法。

在去年，從1月1日到10月31日，我每天都在記錄我的時間，這是一個浩大的工程。我本來以為很簡單。記錄嘛，無非是記流水賬罷了，是很簡單的，其實卻很困難，非常困難。為什麼?比如說，一天過去了，我晚上能夠記錄下來這一天的時間安排還來得及，因為我還記得，可是，如果隔了一天的話就糟糕了。前天早上我到底做了什麼?我就要努力回想，好像有人寫回憶錄時經常遇到的問題一樣。最後，經過了三個月我才慢慢地適應了。

我這樣做對嗎?結果我發現，我錯了。為什麼錯了?因為我是在記流水賬。不是，德魯克不是要我們這樣做，他告訴我們，讓我們發現自己具有生產力的時間到底花在了哪裡。怎麼辦呢?

那就要先計劃。計劃什麼?計劃哪些事情是我最近一周內要做的，哪些事情是我最近一個月內要做的，哪些事情是我最近三年內要做的，哪些事情是我最近五年內要做的，這些我都要先弄清楚。把這一點弄清楚以後，我忽然明白了，我的時間應該怎樣安排。

那麼，是不是說，花50%的時間在一個重點的方面，就意味著其他方面就不用管了呢?也不是。

50%的時間花在正確的方面，另外的50%的時間裡做的事情要對這個正確的方面有所幫助，所以，這就出現了「優先」和「優後」的問題。先確定把優先的時間花在某些方面，然後，把優後的時間都花在對優先時間內做的事情有所幫助的方面，從而讓重要的事情慢慢醞釀，最終水到渠成。也就是說，跟預想的目標完全一致。這樣做就對了。

一整年下來以後，我發現我越做越輕鬆，而且時間越來越多，這樣，我就可以有時間閱讀大量的資訊。「記錄時間」對我的幫助特別大，特別有意義。就這樣，我後來才發現，原來記錄時間是這麼簡單的一件事情。

第二件事，管理時間。

這時談到「管理」了。為什麼一開始德魯克不談管理，這時才談到管理呢?因為已經有了記錄嘛。有了依據，才可以管理。怎麼管理呢?

第一，發現在哪些方面花費的時間是產生了生產力的;第二，在哪些方面花費了不必要的時間;最後，自己在哪些方面浪費了時間。我分別把它們稱為：A，有生產力的時間;B，不必花費的時間;C，浪費的時間。我徹底地做了一個統計。

在一開始的三個月里，我發現在我做事的時間中有70%以上的時間是「不必花費的時間」，甚至於是「浪費的時間」，而只有30%的時間是「有生產力的時間」，但是這已經對我幫助很大了。一年過後，倒過來了，我的70%的時間是「有生產力的時間」，30%還是「不必花費的時間」，還是「浪費的時間」。倒過來了以後，意義就不一樣了，價值也不一樣了，成效當然也就不同了。

第三件事，集中時間。

什麼叫集中時間?就是集中時間做該做的事情。比如，利用早上兩個鐘頭，什麼事情都不做，構思一下，重新思考一下，我這個月要做哪些事情，下個月我要怎麼做。這個做完以後，接下來我就要思考核心的問題，我做的事情有沒有成效?有沒有成果?如果沒有成果，是我自身的問題，還是客觀因素使得我無法掌控?就這樣，我集中時間，雖然這段時間很短，但是其成效卻遠遠超過想像。

從記錄、管理，到集中，把這三個方面整合在一起，可以將時間運用得恰到好處。雖然道理是這樣，可實際情況還沒有達到我自己的理想，還有一大段的距離，但是至少我有進步、有提升。

這個心智，我們稱之為「時間的心智」。而頂尖人士恰恰對時間特別有概念，特別善於運用時間，所以他們會有成效。

不是他們的腦袋更聰明，也不是他們的經驗更豐富。不是的，完全是在於花費時間的量跟產生效果的質之間的正比關係。時間的量花在哪裡，產生效果的質可能就會在哪裡。