職場小故事大啟示

條理性是一種技能

許多人認為做事有條理是一個人的個性問題。真正有條理的人大腦線路異於常人，他們被迫擁有整齊存放的文件夾和記住截止期限與待辦事項的記憶力。這簡直荒謬。條理性是一種可以學習的技能。

如果條理性是個性問題，它絕不是我與生俱來的。我天生的生活狀態幾乎是混亂的，地板用來放置物品，盒子用來裝文件。如果我可以從一個懶漢變成一個有條理的人，那我猜你也可以。

條理性要靠專門的設計和保持。如果你有一個設計精良的組織系統（這個系統散亂的人無法做出來），你就能花很少的力氣把一切保持得井井有條。定期的維護是必要的，因為就算有幾乎完美的系統，也會有偶爾的突發事件打亂它。

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少點兒混亂，少點兒壓力

條理性與生產效率的關係極其微弱。我知道很多生產效率很高的人，他們經常把東西搞得一團糟。條理性的真正目的在於減少記住所有事情所需要的腦力。如果你沒有一個系統讓所有事情都井井有條，你就需要用腦子把這些都記住。然而，你的頭腦並非那麼可靠。

學習條理性技巧意味著接受「少點兒混亂，少點兒壓力」的哲學思想。這說明組織有兩個前提條件：

1.你的物理環境。讓事物都排列有序，僅僅整齊是不夠的。給每個物品一個規定好的地方，避免雜亂無章。

2.你的任務和工作。有一個知道如何處理待辦事項的有組織的系統、日曆和計劃會幫你減輕許多壓力。當你的組織系統把一切事情都安排得妥妥噹噹的時候，你可以專註工作，不用隨時記住接下來要做什麼。

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捕捉裝置

這條建議出自熱衷條理性的人們奉為聖經的《搞定》（Get things done，GTD）。捕捉裝置是一種無論何時都能記錄事情、想法、項目、任務或者通知的方法。如果你穿了褲子，那麼你就有條件攜帶可以防衛的捕捉裝置。

我的捕捉裝置是口袋裡幾張4×6尺寸的卡片和一支筆。無論什麼時候我想記下接收到的信息，我都會寫在紙上。回到家，我就會把這些信息謄到更精密的儲存信息的系統中。

捕捉裝置是解除記憶壓力的首要方法。如果你在哪都有一個捕捉裝置，那你就不會忘記任何事。善記筆記的能力可以讓你避免不慎遺忘時間、後續要求或新的待辦事情。

擁有一個捕捉裝置也是尊重他人的體現。相比那些只是說「我會再和你聯繫」的人，我會更尊敬那些有具體書面要求的人。上面提到的那種卡片只要花費不到1美元即可，所以你不必利用一些炫酷的技術來讓自己持續前進。

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給所有東西規定放置的地方

要做到有條理，關鍵是給每個東西規定一個放置的地方。家裡的每一個物品都應該放在該放的地方。每一項任務、事情和項目都應該在你的系統里有一席之地，等待著你來處理。混亂就是由一些無處放置的東西不斷堆放引起的。

你可以通過檢查你現有的系統，然後把一些沒地方放的東西收起來開始變得有條理。這個得花一整天甚至兩天才能完成，不過一旦搞定，保持起來就容易許多了。

一旦你有了自己的屋子，如果一些類別模糊不清的東西不能被快速地收置起來，屋子就會混亂。有些東西不能明確地歸為某一類，比如你有一個文件夾專門放收據收條，另外一個專門放收入和收益。那銀行賬單該放到哪一個文件夾里呢？

有兩個選擇可以解決這個問題。如果你覺得這個東西不經常出現，你可以把它放在相關類別裡面。如果它時常新增，那就找另外一個地方放起來。如果你會收到很多銀行賬單，你可以用一個全新的以「銀行」命名的文件夾，這個文件夾可以放許多類似的文件。

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簡單的組織系統

在過去的幾年中，我一直在用一個非常有用的組織系統。我稱它為「簡單的組織系統」，因為它把我所有的工作信息分成三類。GTD（Get Things Done，把事情完成）有很多分類，但很多是大部分人不需要的。

我的這三大類是項目、任務和活動。幾乎所有我需要記錄的都屬於這三大類中的一類。至於那1%無法歸入的特殊情況，我專門做了一個雜項的表來收集這些隨機的想法。

維護這三大類相對容易。如果你有5個、6個甚至12個類別，你也許不會定期檢查任何一類。然而這樣的話，這些類別很容易被遺忘，也不再發揮作用。因為我定期檢查，所以我的這三類非常有用。在我需要的時候它們立刻能幫助我，而且不會廢棄不用。

這個方法很重要，所以接下來我會逐一探討每一個類別。

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簡單的組織系統：項目

第一個大類是項目，一個項目是有共同目標的許多個任務的集合。任務缺乏結構，在工作的海洋里，它們像是游來游去卻沒有脊骨或複雜的神經系統的水母。但項目不同。有了項目，任務被集合在一起，突出了某些事情的重要性。寫一本書是一個項目，寫其中的一頁就是任務。

我用一些小紙條來細化我的項目。這些紙條概述了我理想的結果和為了完成結果需要做的任務。完成項目而非任務是十分重要的，所以我更加註重靈活性。如果我決定不在書里寫某一章，我就可以不寫。一個任務的犧牲可以換來整個項目的完成。

項目相對穩定，不會因為新的信息而被快速更新。所以，項目可以幫助你規劃未來幾周甚至幾個月的生活。因此，在我的系統的三大類中，項目是更新最少的。

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簡單的組織系統：任務

第二個大類是任務，就是具體要去做的事。任務是一些需要完成的比較小的、獨立的行動。任務有三個部分，總體待辦事項、周目標和日目標。總體的待辦事項包含那些既不屬於項目也不屬於活動。周目標和日目標是我主動要去做的事情，這在第1章開頭就提到過。

這個系統的所有部分歸結起來就是任務。每周，項目會把具體的任務分配到每周的待辦事項上。活動也會在每晚分配到每天的待辦事項中去。每日目標是我每天唯一需要檢查的內容。

任何沒有項目的任務我都會把它歸為總體的待辦事項。每周它們會隨項目工作一起被分配到周工作列表中去。如果這周就要完成一個新的任務，我就會把它調整到周列表。如果這個任務這一天就要完成，那就直接歸入日工作列表。

我在網上用Tadalist（一個列表工具）做這三個待辦事情列表。我經常上網，所以可以定期檢查。你可以在https://tadalist.com上獲取一個免費的Tadalist賬號。

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簡單的組織系統：活動

我的「組織三腳架」最後的一條腿，也就是第三個大類—活動，它是一些只能在特定時間乾的事。儘管我的待辦事項可以在任何時候做完，但是活動常常有時間限制。如果我跟保羅約好12點吃午餐，那14:30吃就是不可以的。

我有一個日曆來記錄活動。如果活動日快要到了，我就會把這個活動從日曆移到我的每日工作列表上去。我不會把它放在周列表中，這樣可以避免周列表上的事情太多，看不過來。我的日工作列表都是一些孤立的任務，包含了所有當天要完成的項目和活動。

谷歌日曆是我經常用來記錄活動的方式。不僅僅因為它免費，而且只要有網路，它就可以使用，特點非常鮮明。你可以記錄任何不能在紙質日曆上註明的地點、解釋說明，時間和細節。

你還可以利用多個日曆把你的活動分成好幾大類，並在https://google.com/calendar獲取一個免費賬號。

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寫出你的目標

和項目一樣，寫出目標也是十分重要的，光用頭腦記住是不利於完成目標的。將目標寫下來有幾個好處：

1.讓目標不被遺忘。

2.給你動力去完成目標。

3.可以讓你有一些模糊的想法，並把它們變成具體的目標。

我把我的目標和項目都放在一個夾子里，而且我更喜歡用紙來寫下目標是因為這樣更具體，更加切實可行。拿著一個親手寫下的目標如同拿著對自己許下的一份契約。

當你完成了哪一個目標，可以在紙上對照著看，然後把它放入夾子的另外一個地方。已經完成的目標會帶給你巨大的動力，快速瀏覽它們會讓你有信心完成更多的目標。但是在那之前，得先把目標寫下來才行！

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分支法

我的組織哲學是分支法。我相信人無法提前設計一個完美的組織系統。人的生活在變，信息的種類和設定的目標也隨之變化。與其尋找「完美的」系統，不如建立一個能隨時適應新變化的系統。

分支法就是這樣一個系統。有了它，你要定期檢查你的組織系統。檢查的時候注意這幾件事情：

1.有沒有哪些類別裡面包含了太多東西？如果有，把它分成小的類別。

2.有沒有哪些類別沒有用過？把它歸入一個相關的類。不過，如果這個類別經常需要檢查（待辦事項、日曆、文件），加進去太多東西有點危險。

3.有沒有可以建立的新類別？如果你有新的工作，你可以建立一些以前沒有的類別。單獨分開它們，避免跟已有的系統混在一起。

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通信記錄

通信記錄是你的組織系統中一個可額外增加的可選擇類別。我說它可選擇是因為有些人並不需要：一個學生可能不會保存過去幾個月的郵件來往記錄，但一個電話銷售和售後服務員就會這樣做。

基本的通信記錄格式是把你聯繫的每個人或組織的通信信息分別寫在一張紙上，可以按照日期、時間、聯繫方法、聯繫人姓名和通信內容分成不同的列。你在任何時候與記錄上的某一個人談話，都可以在指定的表格里記下信息。

通信記錄有用，是因為：

1.看你的承諾是否實現。你在做曾經許諾要做的事情嗎？

2.查看聯繫的時間。還在等回復？你可以看一下你的通信記錄，找找上一次聯繫的日期來判斷是否要再發一封郵件。

3.把通信記錄歸入你的組織系統。它會提醒你上面的任何新信息都可以歸入你的任務和活動列表中。

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做你承諾過的事

這條建議包含了許多保持條理性的步驟。我猜至少60%保證做卻沒做到的事情都是因為忘記了，而不是因為做不到。比如有人問你件事，你忘記回復了。他發了郵件給你，但那封郵件就躺在你的收件箱內。

想要變得更可靠，第一步是記錄你的捕獲裝置上所有的話。如果有人跟你要什麼，你首先應該寫下來。在談話的時候，我不會讓任何行動進入到我短期的記憶裡面。對於這條規則，我唯一的經驗就是把這個條目直接歸入我的任務、活動或項目類別里。

下一步就是保證一些模糊不清的條目可以歸入你的周和日目標中。假設你答應給某人發一個報告，但並沒有說明具體的時間。那麼你應該給自己設一個時間線來完成這件事，把它加進你的日目標、周目標或是日曆里。這樣你就能夠保證它最終出現在你最新的任務列表中。如果你的系統沒有這個功能，那這件事情很容易無限拖延下去。在跟你共事的人眼中，經常性的拖延可是像不守信用一樣糟糕。

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整齊VS有條理

整齊和有條理還是有一些差別的。當你的書桌非常雜亂的時候，你可以讓它變得乾淨整潔。而有條理並不是該表面現象，它該是一個讓你找到東西和儲存東西都變得容易的系統。

你也許還記得小時候的這些片段：父母讓你清理房間，然後你就開始打掃床下的所有東西。房間看起來乾淨了，但並沒有條理。成年人也很容易陷入這個陷阱之中，儘管你並不是清掃文件櫃底下的雜物，而是單純的整理。但條理性是一個系統。這就意味著要想有條理，你可以：

1.把新的東西放在該放的地方。包括無形的東西，比如任務和重要的信息。

2.找到你需要的東西不能花費太長時間。花幾小時找一個東西就是沒有條理性的標誌。

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閱讀筆記

怎麼整理你學到的東西？對大學生來說，他們可能已經有了一套做筆記和劃重點的系統。一旦畢業，你怎樣讓你得到的知識和想法顯著和突出呢？

我發現，在閱讀的時候，用活頁夾來記筆記是一個有用的方法。這樣可以在讀一本書時記錄一些好的思想、語句和有趣的信息。雖然不需要考試，記筆記看起來有些呆板，但用筆記本從幾個方面來說都是有用的：

1.它幫助你抓住一本書的核心思想。如果你想回頭去看這本書，找出關鍵信息，你只需瀏覽2～4頁筆記，而不是200～400頁的書。

2.它比書頁折角和畫下劃線快。在書上做筆記是很快的，但事後你想查看起來就慢得多了。在筆記本上記錄可以讓你更快地回憶書上內容。

3.你的記憶不是完美的。我發現，一本書上的知識只能在我的頭腦中活躍一個月左右。筆記本卻可以充當一個恢復記憶的工具。

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數字條理性

讓你的硬碟有條理，有很多種方法。儘管網上有很多文章介紹了一個又一個系統，但它們的原則是一樣的：給每個東西一個放置的地方，定期維護，並尋找變化。

數字文件保存起來有幾點需要留心：

1.數字存儲幾乎是無限的。隨著硬碟的費用越來越便宜，刪除什麼東西變得毫無壓力。但新舊文件混在一起的時候，就會令人付出不小的代價。我建議定期清理不需要的文件，並且把檔案和常用文件分開。

2.分支非常容易。數字文件根據用途來拆分和合併文件夾是十分容易的。當你開始注意到一個文件夾特別雜亂的時候，把它分成幾個不同的文件夾。如果一個文件夾很少被用到，請把它和另外一個合併。記住，清除不用的文件，否則你的文件夾將會不受控制地分下去。