職場小故事大啟示

Managershare：這個問題來自 Quora《What are the best day-to-day time-saving hacks?》，下面是來自 Marius Ursache的最佳回復，目前有6400+贊。

在過去五年我不斷嘗試和調整各種提高生產力的技術，讀了很多關於這方面的書（發現大部分的內容都是重複的）。下面是我的心得：

重要的不是管理時間，而是管理精力

It's not about time. It's about energy.

我們總是試著在每個工作日儘可能壓榨更多時間，表現得更有「生產力」。但實際上大多事物都不那麼依賴時間，而是取決於你的專註力、驅動力和良好的自我感覺（而這些因素都與精力等級直接掛鉤）。

最近我在 Grapefruit的內部交流會上談論過我對生產力技術困擾的看法，相關的課件已經保存在 Slideshare上 Productivity Porn

下面是分享的主要內容：

判斷哪些是重要的。在五年後，你今天所做的工作有80%都毫無意義，那都是些忙碌的案頭工作，都是無用功。

保證睡眠、飲食和鍛煉。良好的作息幫你事半功倍，這些好習慣會增加你的專註力、驅動力和精力水平。

兩分鐘原則：如果一件事情能在2分鐘內做好（比如回復一封郵件，或一件家務事兒），馬上就完成它。如果把它放在計劃里，記住它，在將來完成它，將花費5分鐘以上的時間。

五分鐘原則：治療拖延症的最佳良方不是把一股腦完成一堆紛擾複雜的任務作為目標，而是先投入五分鐘時間。在大多數情況下，你會發現事情在五分鐘之後也還順利，因為你進入了狀態。

Seinfeld's productivity chain：如果你想做好某件事，每天都做，包括聖誕節、復活節等等假日，絕無例外。

Tiny habits（Tiny Habits w/Dr. BJ Fogg），和五分鐘原則緊密相關，能幫助你快速養成良好習慣。真的有效，我試過了。

記性就是個坑。把所有的東西都從腦子裡搬出來，即使你是個天才。把它們記在本子上、放在 todo軟體里、手機里、Siri里，隨便哪裡。

工具越少越好。我試過大多數 todo管理軟體，最終一直在用 Things和谷歌日曆（iCal也可以，但是谷歌日曆和 Gmail集成度很好，這是我的默認客戶端）。只要能理解下一條建議，用什麼工具是沒有關係的（紙和筆就足以）。（譯註：Things是一款很棒的時間管理工具，類似的工具還有大名鼎鼎的OmniFocus、Wunderlist等；我在用OmniFocus，真的很棒。）

「慣性勝過工具」。你需要有紀律性，對我來說這意味兩件事：每天早上第一件事是計劃今天的工作，並每天進行一次簡短的總結。這幫助我保持清醒，合理安排優先順序，丟棄無用的任務，做那些真正重要的事。這能節約大量時間。

番茄工作法(Pomodoros)。在限定的30分鐘里，你專註於手頭上的工作，不受任何事情的干擾：不接電話、郵件、不交談、不上Facebook，火災時逃出大樓。不做任何別的事。

始終帶著耳機。不必聽音樂，但是耳機會讓別人想來找你的時候打退堂鼓。

郵件處理和零未讀郵件。別在每天的一開始看你的郵件，別在晚上看（這可能毀了你的整個晚上），試著每天只看三次：上午11點，下午2點和下午5點。你的郵箱不是 Todo列表。清理收件箱：每封消息都應該是一個可以執行的任務（關聯到 todo軟體），或者一個參考文檔（歸檔或存到Evernote），或者直接刪除。

同樣處理你的電話。不要隨時隨地接電話。我總是把電話靜音，然後找個時間一起回電話。

小事情集中處理。比如郵件、電話、facebook等。

MI3：最重要的3件事（或1務必，3應當，5可能）每天早上從最重要的事情著手。

意志力是有限的別指望意志力在你有麻煩的時候能幫到你。在早上做出最重要的判斷，儘可能安排每件事（指派、分批等）。美國總統們不用每天選擇吃什麼或者穿什麼西裝——否則當晚點要他們按下（或者取消）那個紅色按鈕的時候，可能意志力都耗盡了。（譯註：The Red Button——記得Mission Impossible里那個裝著紅色按鈕的箱子嗎？Booooom！核彈按鈕）

最有影響的工作。總是問自己當前最有影響的事情是什麼。然後應用第四條建議。

不斷嘗試 Ship often。別等把每件事情都梳理得很好才動手——在創業的時候人們常說，「如果你不覺得產品很丟臉，那麼你發布得太晚了」！

壓力能產生奇蹟。利用獎勵或群體投入（social commitment）。發布Grapefruit網站的舊版用了兩年半，新版只用了兩天班。我們一個周末和周一的編程馬拉松就做到了！

刻意延後。我們的大腦需要休息。有時候看一集最新的美劇比欣賞最牛逼的 TED演講更能產生奇蹟。

刪除。拒絕。無視。不要遵守日程表。我很欣賞最後這點，此觀點來自 Marc Andressen，因為這樣做能讓他當場會見任何他想見到的人。很多人會因此對你有怨言，但你將有時間來完成相關事宜。設想你是想20年後後悔，還是為了某個你其實不關心的人做事情，僅僅為了表面上的讚賞？

假裝不能勝任。這是執行上一條的必要外交手腕。

結束。我的休息時間結束了，該回去工作了。