職場小故事大啟示

悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。

#成功人士這樣整理辦公桌

#恰到好處的亂工作當場完成一半

#日本辦公室整理術始祖

#跟同事啟動辦公室效率革命

事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先，從第1條規則「舍」開始。

桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（JustInTime，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「舍、活、續整理術」的關鍵技巧，第3條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。

如果你處理問題，像「對症療法」

（Symptomatictreatment）一樣，癥狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。

接下來，我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「舍、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

設定「有效期限」，過了就丟

現今有很多資料、資訊、物品，都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候，就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上，還是有很多人會如此找藉口：「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」，無論如何就是無法丟棄。

「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：

1.總有一天會派上用場

第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「搜集癖」。

2.只有放在自己手邊才能安心

另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。

在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。

你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。

有效期限（1）6個月～最長2年

價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。

有效期限（2）3年～5年

機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。

有效期限（3）長期持有

放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。