職場小故事大啟示

想像一下，當別人問起某事時，你微笑著，從容地打開一個非常有條理的文件編排系統，徑直取出文件，快速給出答案。這真的令人映像深刻！你必須把它歸功於高效的文件編排歸檔方法，不管這聽起來有多麼枯燥無趣。

節約時間

在一個典型的工作日里，我們往往要處理很多文件、報告、圖表、還有一些其他文件。有洪水一般的數據從各個方向湧來等著我們處理，通常我們還要將這些數據保存起來稍後再提取出來。我們希望在需要的時候就能立即拿到這些數據能夠，以便於作進一步分析或者是寫總結報告或者是做演講稿。

然而，實際情況往往是我們浪費自己的時間（很多時候也是別人的時間）四處尋找數據，而那個數據其實就在我們正用著的電腦里。這樣的情況給我們帶來了壓力。使用數據變得麻煩得多。所以如果想要及時完成工作，我們必須找到更有效更系統的文件管理方法。

有效管理信息

當你從你的同事、賣方、顧客發來電子郵件里接收到一個文件時，很容易就想把它暫時放起來；心裡還想：嗯，看起來蠻有意思的，等我有了時間我再來細細看。或者是更糟糕的，直接把郵件留在收件箱里。過了一會兒，這種郵件越積越多，越來越亂。你根本不可能之後抽出時間來返回去重新整理它們，更不用說當你工作計劃繁忙，有很多其他有壓力的事情的時候了。

你可能會花費很多寶貴的時間去找那些你已經歸檔的資料，因為你忘了文件的名字，甚至首先連它在你電腦里你都不知道。那麼怎麼能簡化你的工作呢？改進一下文件管理方法吧。

高效的文件管理方法

管理你電腦里的文件跟你管理紙質文件的方式差不多。它的要點是：把文件裝進分類的文件夾里，並且盡量以一種自己能明白的順序。

下面提供幾個關於處理文件的小技巧：

不要保存不必要的文件。不要養成保存收件箱里所有東西的壞習慣。花一點時間瀏覽一下內容，只有了解到它跟你的工作有關時再保存。電腦里保存太多零碎文件將來找的時候會很不方便；而且它們還會影響電腦的運行速度。所以保存文件之前先篩選一下。

給你的文件和文件夾統一命名。例如：可以將文件夾分成‌‌「顧客‌‌」、‌‌「賣方‌‌」和‌‌「同事‌‌」三個子文件夾。在前面標上簡寫的名字用於區別它們隸屬於不同的文件夾。還有，我們可以為不同的文件夾設置不同的外觀使他們變得更容易區分。

把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。舉個例子：把與同一個項目有關的Word文檔、PPT、Spreadsheet和圖表放在一個文件夾里。而不是一個文件夾裝所有的PPT，另一個裝所有的Spreadsheet等等。這樣，找某個特定項目的各種附件將更加快捷。

把在做的項目和已經完成的項目分開來。有些人偏向於把當前未完成的項目保存在桌面上。等項目做完了，再移到合適的地方去分類存放，然後再定期的（例如每周或者每兩周）把那些不再需要的文件也按類別放到已完成文件夾里。

不要讓文件夾里裝得太滿。如果一個文件夾里裝太多文件或者子文件夾，多到整個屏幕都顯示不下，還要滾動滑鼠滾輪才能看完全部條目時——就應該把這個滿滿的文件夾分成幾個小一點的子文件夾，列一個按修改時間順序或者字母表順序的清單，這樣便於今後提取。比如：你可以把一個叫‌‌「business plan‌‌」的文件夾分成‌‌「BP2005‌‌」、‌‌「BP2006‌‌」和‌‌「BP2007‌‌」等子文件夾。同樣假設你的一個客戶叫Delta Traders，你就可以按照客戶的姓名分成‌‌「Delta Traders sales presentations‌‌」和‌‌「Delta Traders contracts.‌‌」這樣的方式使子文件夾顯得有條理，而不是一堆文件清單堆在一起。說到這裡，還有一個需要注意的小要點，如果子文件夾的文件少於五個的話，那你去點開層層的文件夾找到所需的文件可能節省不了多少時間。

在你的計算機上安裝Google Desktop。如果可以的話（有時信息部門不容許這樣），在你的計算機上安裝google desktop。這個簡潔的小軟體建立一個桌面搜索引擎把你所有的文件和電子郵件都編進引索，這樣你就能方便快速的找到它們了。當你需要找一些不容易被發現的文件時，尤其方便。

記得備份你的文件歸檔系統。再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。所有壞過硬碟的人都可以證明！首先保證給計算機定期做備份，再給文檔信息包括聯繫人都做備份。

按行動先後次序整理。利用這些更深入的方法定製你的文件歸檔系統。這有助於你分清工作優先順序，提高效率。

按日期整理文件。把文件夾按日期命名。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的，例如：一個文件夾命名為‌‌「Guidelines12 Oct07‌‌」表明這個指導文件是2007年10月12號的。（如果你做跨國工作的，這個日期有時候寫作121007，容易混淆！）

很多人用版本號來區分不同改編過的文件。例如：‌‌「Delta Traders contract v1‌‌」和‌‌「Delta Traders contract v2.‌‌」這樣也可以幫助我們跟快的找出有用文件。如果你的文件是幾個人共同管理的，你必須特別注意一下版本問題：如果把別人的版本弄混了或者弄丟了會很煩人把版本號放在文件名一起的同時，還要把版本列表放在文件中表明版本號、版本日期、修改者，還有，如果有的話，修改類型也要標註。

使用‌‌「記事本‌‌」文件。記事本文件，也就是所謂的‌‌「43文件夾‌‌」方案，是很多人用的一種獨特的文件整理方式。建立12個文件夾（每個月一個）另加31個子文件夾（一天一個）。把每天要完成的工作放在相應的文件夾里。這樣在每天開始的時候，打開那天所對應的文件夾，把文件全部放到桌面上或者放到‌‌「Today‌‌」文件夾中。然後把空的文件夾移到下個月對應的位置。如果你又是一天不能完成當天的工作，那就把它放到明天對應的文件夾中。這個系統可以幫助你整理記錄每天的任務，也可以作日記本用。

對於任何一個高效方便的文件歸檔系統來說，適合你是最重要的。在某種程度上它取決於你工作的性質。所以，沒有一個萬能的方法去做歸檔，你也可以根據這些小建議定製出一套適合自己的系統。

花費寶貴的時間找東西實在是讓工作變得很無趣，也會給你帶來很多壓力。採用這些簡單的關於文件歸檔整理的技巧，建立一套適合自己的文件歸檔系統，應用於生活之中將讓你生活更輕鬆。