職場上,「簡報力」無疑等於「競爭力」。不論是菜鳥職員或高階主管,製作一份內容專業、版面精美且易於理解的簡報,都有助於更有效率傳達訊息,達到溝通、說服目的。
如何製作一份好的簡報?國外網站《MakeUseOf》、《Visage》、《Envato》整理出5個製作簡報的小技巧:
1.文字別多於6行
簡報不是「講稿備忘錄」,文字精簡即可。密密麻麻的字不僅容易讓閱讀者視覺疲勞,也不甚美觀。
2.一個案例用一張投影片呈現
不少人會把多個案例按編號條列,並一同塞在一張投影片中,做一次性的講解。不過,對觀眾而言,看完簡報後,讓他們印象深刻的不會是10個條列式的案例,而是10張精美的投影片。
3.顏色不超過5種
簡報相當注重「協調性」,過多的顏色只會徒添雜亂,轉移事件的焦點。在製作簡報過程中,使用的顏色盡量別超過5種,維持簡報的簡約及一致性。
4.切勿全以圖片呈現
或許很多人會認為,圖片比文字吸睛、有故事性,但簡報終歸不是「相冊」,在提供大量圖片之際,別忘了加上註解或結論,增加簡報的豐富度及設計感。
5.善用SmartArt
闡述較為複雜的事件,或有數據的資訊時,不妨用SmartArt將資料視覺化,不僅利於閱讀理解,也有助於風格打造。
不過,雖然SmartArt功能便利,敲幾下就能快速產出色彩繽紛的專業圖表,也別張張都用SmartArt呈現,會顯得過於花俏,進而失去議題焦點。
進行製作前,不妨先思考圖表是否真能增進觀眾對這筆資料的理解?或者,圖表只是「可有可無的設計」?
如何進行一場成功的簡報?這5點是關鍵
設計美觀、易於理解的PPT檔案固然重要,在觀眾面前如何表達、展現想法,才是簡報的靈魂。如何讓台下觀眾聚精會神聆聽,不被周遭事物分心?《techadviser》、《lifehack》整理了5個簡報演講重點:
1.做好萬全準備
上台報告前一定要做足功課,透徹理解簡報內容,以及為何要設計這一章節的理由。若練習時間充裕,不妨試著關掉投影片,在沒有圖表、文字線索情況下,還能流暢表達看法,正式演講時肯定也會相當順利。
2.演講進度和簡報同步
盡量確保簡報進度是現正談論的內容。若把要點一次性展示出來,當你還在講解第一點時,觀眾早已超前閱讀完其餘的三點,會分散注意力。
3.「簡報外」的事物也很重要
別忘了,「簡報只是演講的一部分」。完成整體內容架構、預習好流暢的演講後,就該跳出以「簡報」為中心的思考。
在燈光轉暗的講台上,你該穿何種衣服,才能凸顯專業自信?在講解某某部分時,該做何種肢體動作,能達到最佳說服效果?
4.注意使用的「語調」
如何讓溝通更有渲染力?內容固然是影響關鍵,但抑揚頓挫、富有變化的語調,可達事半功倍的效果。
若聲音過於平緩,演講內容再豐富,也會使聽眾昏昏欲睡;使用生動活潑的語調,不僅能突顯訊息重點、幫助理解,還能提振在場眾人的精神。
5.向觀眾提問
演講一段時間後,聽眾難免會失去專註力,這時可趁勢提出問題,讓觀眾快速回神,也能增進雙方互動感,為這場簡報印象加分。
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