職場小故事大啟示

如果真聽我說真話，那我只能說：你遜斃了！那一定不是老闆的錯，99.9%是因為你沒有抓住重點，或者目標不清楚，所以才導致工作變得過於複雜，效率低下，時間不夠用。

怎樣才能你快速達提升工作效率與質量，減少加班時間？我整理了9個技巧，希望能幫得到你！

█1.做前明確目標與要求，避免重複作業，減少出錯機會

90%的人之所以在一件事情上花了過多的時間，並非是他的能力不濟，而是，他不知道自己應該做到什麼程度？為什麼要做到這樣的程度，而不是多點或者少點？做到這個程度對自己的意義是什麼？

這也就意味著他其實沒有了解自己的目標是什麼。所以，常見的悲劇是，他要麼做多了，浪費精力，要麼做少了，達不到要求，重複再來，浪費更多的時間和精力。

因此，在做一件事情前，一定要先搞清楚目標與要求。具體怎麼做呢？我認為，至少得搞清楚四點：

我現在的工作必須做出哪些改變？

我應該從哪個地方開始？

我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？

有哪些工具與資源可以利用？

如果不足夠了解自己做的事情，可以尋求上司的建議，但必須搞清楚以上四點，這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，容易增加成功的機會。

█2.學會拒絕，不讓別人額外的要求擾亂自己的工作進度

拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

拒絕實際上不是表達願意或者不願意的態度的問題，而是回答「行」與「不行」的問題，其實是一種溝通與對話的過程。

說「不行」需要勇氣，但並非就代表你不熱情，或者你不值得求助。與說「行」一樣，「不行」也是在與對方溝通解決問題，是讓對方了解你實際的工作情況，而不要在你忙得四腳朝天的時候，無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。

█3.主動與上司溝通，排定工作項目的優先順序，減輕自己的負擔

如果你手邊的工作還沒有做完，上司又丟新工作給你，該怎麼辦？我認為，怎麼辦都行，但你絕對不應該抱怨。很多時候，不是上司想要壓垮你，而是他可能對你的情況不足夠了解，或者他可能不記得之前已經交待你的工作有多少了。

所以，你應該主動與上司溝通。上司其實是經常需要被提醒的。

凡事必有先後。會做事的人，事先都會衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優先處理。然後列出手中有哪些工作正在進行，需要哪些支援才能在期限內完成。

如果上司沒有做這些事情的話，那麼你來做。你完全可以問上司：「我在X天或內必須先完成哪三個目標？」或是直接告訴他：「我已經先排定x天內優先完成這三個項目，您看行嗎？」

記住，無論何時，一項工作開展前，一定要把短期內自己有能力且應該先完成的項目明確下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔，更可以提醒老闆，讓他了解你的實際工作量。

在這裡要特別提醒一點，討論的過程中必須時時站在上司的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協助上司解決問題，而不是把問題推給上司。當然，更不應該自己默默承受問題。

█4.報告時要有自己的觀點，但不要堆積太多信息

多數人在向上司或是老闆報告時，總擔心信息不夠。其實恰恰相反，太多的信息反會讓你的報告變得沒有重點。所以，一定先要自己理清條理，一二三四五來報告。不要給上司太多沒必要的信息。

另外，在報告的過程中，你要有心理準備，因為上司可能會打斷你，或者他可能得在中途接個電話，或是提出一些問題，你必須在中段的時候能快速接上，或你必須花時間說明與討論。

在報告時間的問題上，建議你盡量短。如果你有30分鐘的時間，建議你準備10分鐘就能報告完畢，這樣不僅可以避免超出時間，而且可以替老闆省下更多的時間，更能顯現出你的工作效率。

如果你希望得到上司的支持，必須清楚、直接、而且簡明扼要。不要兜圈子，不要搞言外之意，否則老闆會覺得你想偷懶，或想把責任推給老闆。

█5.報告時想辦法增加互動的機會，減少報告的內容與時間

PPT是報告利器，但也絕對是個壞東西，用不好，就變成了一份超長的流水賬單。

真正成功的報告在於清楚而正確地傳達信息，創造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的報告內容而改變思維、決策、或是行動，而不是在那裡點擊播放又臭又長的幻燈片。

因此，報告的重點不在於你做了多精美的圖表，而是溝通的質量。而且，你不能只是「報告」，更重要的是要引發雙向對話，嘗試影響對方。

因此，最好的報告方式，就是把上司、同事或聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引他們的注意力，更可以大幅減輕你的工作負擔。

所以，報告的過程不應只有你一個人在說話，而是提出問題，並與聽眾盡量互動。

如果是幻燈片，在報告過程中要注意，每一次的報告都必須有一頁的內容摘要，不是要列出報告的所有重點，而是簡要敘述這份報告所要傳達的最重要信息。此外，一頁只突出一個重點，這樣才能讓他們印象深刻，而且真正的去思考你所說的內容。

過多的信息，只會讓聽眾感覺無聊，甚至記不得你說了些什麼，等於是一次失敗的報告。

█6.溝通中，郵件內容盡量精簡，結尾能「拍馬屁」，就盡量拍一下

在工作中，我讀到過很多人寫給我的郵件。那些「能幹」的人，往往會寫很長的郵件，總是試圖一個子解決很多的問題，而且，更要命的是，結尾永遠是乾巴巴的標準簽名格式。

我認為，職場上，在工作的溝通中，這是絕對錯誤的做法。

工作中，誰都忙，想要提高解決問題的效率，應盡量寫容易閱讀、理解與回覆的信件。該怎麼做呢？建議一份郵件文字盡量限制長度，大約是一張照片的大小的篇幅為佳。為什麼？因為這樣的大小可以一眼頭頭看到底，對方不需要滑動滑鼠或拉動頁面就能看完。

具體怎樣寫？建議你：

一封電子郵件只談一個話題或主題

每封郵件的內容限制10句左右最佳

超過20個字換行。

結尾花一句稱讚一下對方近期讓你印象深刻的事。

為什麼呢？為什麼呢？為什麼呢？因為這時候，其實就是需要你拍馬屁的時候。就算你是個看「拍馬屁」極其不順眼的人，同事稱讚一句你近期做的好的某件事，你內心也會開心吧？那麼你回復郵件會不會快一點？能幫忙解決的問題，會不會盡量幫一下呢？這是人之常情啊。如果從一句「拍馬屁」開始你能理解溝通和讚美的重要性，那麼你也許會慢慢理解很多你眼裡只會「拍馬屁」的行為。

█7.沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變

上司對於你的意見通常會有以下5種可能的回答：

完全同意：我會全力的支持你。

同意：不完全同意，但我相信你的判斷。

不置可否：我不同意你的看法，原因是……

不同意：請照我的方法做。

完全不同意：我絕不允許有這樣的想法，更不允許其他人有這樣的想法。

會溝通，也就是那些善於察言觀色，善於「拍馬屁」的人，如果發現在溝通的過程中，上司的回答大部分是前三種情況，就表示這個上司是可以溝通的，所以往往會乘勝追擊，往往也不吝讚美之詞，以便獲得上司的支持和認同，從而快速爭取到機會和資源。

如果他發現上司或者高層回答多半屬於最後兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人，不再你提出什麼樣的想法或意見，可能都會吃閉門羹。所以，他們往往會微信點頭，讚美幾句反對的上司，快速結束。為什麼？另覓它法啊。為什麼還會找話題稱讚幾給自己吃閉門羹的上司或者同事？拜託，工作不是只一次，機會也不會只有一次，也許他不同意，就是對你印象不好，也許印象好了下次還有機會呢？

但那些自尊心強，不喜歡「拍馬屁」，或者瞧不起「拍馬屁」的人，會以為自己的事情「正確」，乃至「正義」，往往會嗆聲上司，或者表達強烈的不滿和不高興。其實這種做法，才是真正的「幼稚」，往往會因為一個事件，一次接觸，就留下不好的印象，從而失去下一次獲得支持的機會。實際上，任何事情都不會只有你想的那一種解決方案，一定會有其它方案可以替代的。放心，不採取你認為對的方式和策略，地球塌不了，公司也不會倒閉的。

█8.只要取得信任，不需要反覆的溝通，同樣可爭取到你要的資源

在公司里，爭取預算成功與否並非僅是關於錢的問題，它更是人際關係與信任的問題。如果老闆信任你可以真正解決問題，為公司創造利益，自然而然可以得到你要的預算。但是如果他對你沒有足夠的信任，即使公司有再多的盈餘或者只是爭取一小筆的預算，都很困難。

一個有溝通困難症的人，是很難被老闆信任的。原因不是不信任他的業務能力，可能是不信任他調配資源的能力。想想看，平日就是茅坑裡的石頭，又臭又硬，遇事不是嗆聲，就是發怒，或者清高的動輒看不起同事，想讓他給你一大筆預算，並你去調動很多部門，那幾乎會是痴人說夢。想想看，預算和項目老闆都這樣處理了，你還想升職加薪，可能嗎？

其實，任何時候，老闆都希望將好的資源交於那些不僅能幹，而且也會「拍馬屁」的人，因為他們人緣好，會說話，會溝通，容易調動各種資源並進行整合。這些問題，往往是那些不屑於和看不起「拍馬屁」的人所看不到，也意識不到的。

在這裡，你不能只是看到錢的問題，也不是權的問題，更不是「拍馬屁」的問題，如果你一直陷入「拍馬屁」的認知與誤解當中，情況對你其實永遠是不利的。公司在任何時候，都需要面對嚴酷的經濟壓力，永遠是希望可以用更少的錢，創造更多的利益和價值。

而老闆對你的信任其實是來自於你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什麼是讓他感到最頭痛的問題？

所以，你在爭取預算的時候，說老闆想聽的話，擔心老闆擔心的問題，是絕對正確的，如果以這個作為你的說服理由，是最有效的。那些瞧不起「拍馬屁」的人的人，是不會想到這一層的，這也就是為什麼老闆總喜歡把那些項目和資源交給那些喜歡「拍馬屁」的人，並給他們升職加薪的緣故。同樣，這也是很多總覺得別人「拍馬屁」的人無法理解的原因之一

█9.專註工作本身，而不是績效評估的名目

績效評估本身立意良好，是為了讓我們隨時知道自己的工作績效如何。但多數企業績效評估被過度操作，名目過於繁雜，計算也過於複雜，結果使得上司根本沒有足夠的時間做深入的評估，最後淪為數字遊戲。

公司真正的目標是擴大控制、減少成本，績效評估的制度讓公司有合法的借口可以開除不適任的員工。員工為了保住工作，就會想著該怎麼讓自己的成績好看一些。

要有好的績效，你的出發點是工作本身，而非績效評估。在工作中，我們應該想的問題是：怎麼才能把這件事情做好？加強自己哪方面的能力才能勝任新的工作？當工作順利達標、有了具體的成果，自然會有好的評估結果。所以我們其實做得不必太多，只要做好以下兩件事情足矣：

·至少每個月要詢問上司：「我做得如何？」

盡量提出具體的問題，例如「老闆對於我所排定的進度是否有什麼意見？」「我覺得流程這樣調整一下會更順暢，您認為還有地方要改進的嗎？」

我們應該隨時和上司溝通自己的工作表現，而不是只有在每年或每季度一次的績效評估，這樣我們可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解上司的期望。

至少每個月詢問：「我之前的工作安排有沒有必要調整？」

也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所訂下的，然而外在的環境有所改變，先前所設定的目標勢必要做出調整，所以應該隨時確認最優先的目標是哪些。

當你做到以上兩件事情，便可以隨時了解自己的工作績效，以及確認自己是在處理應優先完成的事項，自然可以達成具體的成果與績效。