職場小故事大啟示

然後：

一、對E-mail的態度：

E-mail僅是一種交流工具，並不是非它不可。如果可以通過別的方式來溝通，不妨嘗試其他，如：會議溝通、電話溝通或紙質溝通。

明確檢查郵件的時間，如：什麼時候、隔多長檢查郵箱等。

養成標註郵件的習慣，如：已經閱讀過但尚未處理的郵件，如重要郵件等。要給大腦減負。

寫作語言不要很隨便，儘管它沒有商務信函那般正式。

二、養成好的E-mail寫作習慣

寫一份專業的電子郵件，只需要記住兩個基本原則：有禮貌，講重點。

1)收件人：

勿發錯，勿張冠李戴。

慎用群發(有些E-mail已提供，分別發送功能)。

2)主題：

杜絕空白標題。

語言簡練，突出優勢。

可適當表明來源，如：公司名，或自己姓名。

若緊急，可在主題中加入「緊急」字樣。

可適當標明截止日期。

3)正文：簡單+明晰

問候語不可少。不直呼其名，稱呼老師或以職稱為後綴，不要貿然稱人「小×」，親昵的叫法，能少則少。

自報家門，別假設對方知道你。注重交代背景，身份。

正文內容，簡明扼要，行文通暢，注重直接的溝通結果。不用古文、俚語和難懂的縮寫。別把自己當作家，切勿使用意識流文字。

正文開頭，直接表明你的意圖，避免浪費別人時間。

正文格式，美觀清楚。重點部分，用項目編號標出，並進行說明。使用方便閱讀的字體和字型大小。

如非必要，不要中英文混用。

表情符號，切勿濫用，避免輕佻。

禮貌性的結束語。同時說明是否需要回復，避免浪費別人時間。

避免錯別字和拼寫錯誤。

4)簽名檔

使用簽名檔，留下直觀清楚的信息。

5)附件：

正文中說明有附件，切勿遺漏附件。

無論何時，上傳附件一定要殺毒，避免不良印象。

6)檢查：

發送前，仔細檢查：收件人、抄送人、內文、稱謂、落款，以及附件中的相關信息。

保存到發件箱，存底是最好的證據，避免後期糾紛。

不發可以在網上找到信息的郵件。

三、郵件管理：

1、直接X掉的郵件

郵件內容跟你的工作職責沒有直接聯繫或者是相衝突。

跟你有間接關係，但你不確定要如何回復的郵件。

沒有明確表示要讓你做什麼的郵件(無意義的郵件)。

適合採用直接溝通的交流方式的郵件。

已經解決過問題，但再次詢問的郵件。

內容不完整的郵件。

來歷不明的抄送信息。

2、閱讀郵件

發件人是直接還是間接發給你的。

發件人是否在郵件中表達期望你答覆的意願。

郵件內容主旨是否清晰。

信息跟你是否相關。

打開附件先殺毒。

3、回復郵件

及時回復是給對方最好的尊重。

理想的回復時間是2小時內。

自動回復慎用，避免成為別人的垃圾郵件源。

要有針對性的回復。要區分單獨回復和全體回復。

避免反覆討論同一個問題，如有這種情況，改用電話溝通。

有技巧地控制郵件的往來。如，提醒「無需回復」、「已經辦妥」。

4、郵件過濾

善用郵箱過濾系統，避免收到垃圾郵件。

對垃圾郵件拉黑標註。

使用搜索功能，篩選郵件。

星標郵件，避免忘記。

那麼多框框條條，累么?最好的辦法就是——把它們變成習慣。